1)成立策劃工作小組
會展策劃工作復雜，涉及面廣，需要集合各部門的人才分頭負責，集體決策，所以要成立會展項目策劃工作小組.會展策劃工作小組組成人員包括:
(1)策劃主管.策劃主管負責溝通、協調各策劃人員的工作，全權負責策劃方案的制訂或修訂。
(2)策劃人員.策劃人員負責編擬會展項目計劃.
(3)文案撰寫人員.文案撰寫人員負責撰寫各類會展文案，包括會展常用文書、會展社交文書、會展推介文書、會展合同等。
(4)美術設計人員.美術設計人員負責各種類型視覺形象的設計，包括廣告設計、展示空間設計等.
(5)市場調查人員.市場調查人員負責進行市場調查及完成市場調查報告.
(6)媒體聯絡人員.媒體聯絡人員負責進行媒體宣傳推廣.
2)進行市場調查與分析
會展市場調查與分析是會展策劃的基礎，它是以科學的方法，有系統、有計劃、有組織地收集、記錄、整理和分析與會展相關的各種信息，從而為會展項目的確立和會展的設計方案提供科學依據的活動.只有在全面收集有關會展信息，并加以科學概括分析的基礎上確立的會展策劃，才能確保實現總體目標.在進行市場調查時，不僅要考慮本地區的優勢和主導產業。還要考慮政府扶持的行業等。
會展市場調查與分析的內容十分廣泛，主要包括以下五個方面:
[1]產業環境;[2]目標市場;[3]政策法規; [4]同類會展;[5]自身資源。
【案例分析】
舉辦第六屆中國花卉博覽會的市場分析
中國花卉博覽會是具有相當國際影響的全國性花卉園藝盛會，每四年一屆，被譽為花卉界的‘’奧林匹克“盛會。到目前為止，已相繼在北京、上海、廣東順德等地連續舉辦過五屆，如，997年在上海舉辦的第四屆中國花卉博覽會，境外有13個國家和地區近100個單位參展，國內有36個省、市、自治區、經濟特區花協和部門花協組團參展，參觀人數超過100萬人次; 2001年在廣東順德舉辦的第五屆中國花卉博覽會，境外有15個國家參展，境內有31個省、市、自治區花協組團參展，參觀人數達108萬人次，花卉成交額達，900多萬元，簽訂合同3億多元.權威、專業、規模盛大的中國花卉博覽會，以其巨大的人氣、商乍評口‘’磁場”效應，使其已經成為全國名省、市、自治區竟相爭搶的大蛋糕.舉辦第六屆中國花卉博覽會一定能夠吸引更多的國內外花卉企業和花卉組織參展，將在參展團數、參展項目、花卉交易額及合同簽訂數等方面有新的突破.
資料來源佚名:《第六屆中國花卉博覽會總體策劃方案》，2007-04-06。
分析提示:通過文案調查法對歷史資料進行卜以佼分析，這是常用的一種市場調查分析方法.這種方法經濟實用，具有很高的參考價值，為企業策劃、決策提供了有力的依據。
3)制訂會展項目的行動方案
會展項目的開展從時間上到協調上需要制訂一個統籌兼顧的方案，會展要求選擇合適的舉辦時間，各項會展活動在時間和空間上也要做到相互搭配。
(1)使方案具體化.會展策劃方案的思路和架構建立以后，應形成一個可供操作的具體措施，并要明確如下內容:會展項目的目標、實現會展項目目標的環境、會展項目營銷戰略戰術、會展相關活動的開展、會展策劃方案的效果與評估、會展策劃方案實施的附加條件.了11可一個‘會展策劃方案都會受到人力、財力、時間的限制，應實事求是地分析方案實施的可1.在制訂方案時，應征詢各部門的意見，與各方進行溝通、協調，爭取得到各部門的支持，使策劃方案能成功實施。
(2)設計行動日程表.會展成功與否對時間的要求十分嚴格.舉辦會展的時間一旦確定，一般很難更改.因此，會展項目的行動日程必須要精心設計，策劃方案的制作、方案的實施不能拖延，甸個步驟的開始和結束都應有時間的規定限制，以保證方案的實施能夠按時、按質、按量進行，否則就會嚴重影響會展的成功舉行，并最終導致會展策劃的失敗。
4)制訂預算方案
開展會展項目，涉及資金的調度和使用以及項目收支結算.企業對項目的收支、盈虧要有初步的預算，以便進行財務管理.在制訂策劃方案時，必須要考慮企業的資金狀況，資金的使用安排要合理.良好的財務管理和預算控制是籌辦會展最重要的因素之一，如果預算安排得當，可以起到增加收益、提高效益的作用.在制定預算時必須做到有計劃、有步驟，不斷更新信息。
制定一份會展項目預算成本費用一般包括:
(1)場地費用，主要是指展覽場地或會議場地的租金、場地裝備費用等.
(2)行政管理費用，包括公司行政管理人員的工資、行政辦公費用等.
(3)宣傳推廣費用，包括廣告宣傳費用、資料設計和印刷費用、資料郵寄費用、新聞發布會費用等。
(4)招展和招商費用，如代理費、傭金等.
(5)相關活動經費，包括紀念品的費用、酒會的費用、接待費用等。
(6)其他不可預測費用.
舉辦一項會展項目的收入一般包括:
(1)會務費或展位費收入。
(2)門票收入。
(3)企業贊助收入。
(4)其他收入。
【案例分析】
某國際家具博覽會暨國際木工書U戒展覽會相關活動經費預算，.中國西部家居發展論壇(15萬元).
A邀請3一5家省家居協會和50家具有國內外知名品牌的家居廠商的往返機票和食宿費用。
B.參觀西部重點發展項目的車費(需要2輛豪華大巴)。
C.向媒體投放廣告的費用.
D.向參會人員贈送紀念品的費用.
2.現場特價拍賣需要準備精美禮品2 00a個，每個大約50元，共計10萬元。
3.購物送名人字畫活動，需要準備名人字畫30。幅(5萬元)。
4.舉辦文藝演出(15萬元).
A明星出場費。
B.演藝團演出費.
C.小禮品費用。
5.嘉賓三日觀光游，大約有100人參加(15萬元).
A門票。
B.消費。
C.住宿。
共計需要人民幣60萬元。
資料來源《家具博覽會與木工機械展覽會策劃案》，2007-10-31
分析提示:這是某國際家具博覽會暨國際木工書Ua展覽會相關活動費用預算方案.項目相關活動可以為會展項目營造更好的氣氛，吸引眾多相關人士的關注，也是會展企業樹立形象的一項工程。會展相關活動費用是會展項目不可缺少的費用支出項目之一.
5)撰寫項目策劃方案
撰寫項目策劃方案就是將策劃的最終成果整理成書面材料，即策劃書，也叫企劃案，其主體部分包括現狀或背景介紹、分析、目標、戰略、戰術或行動方案、效益預測、控制和應急措施，各部分內容可因具體要求不同而詳細程度不一.廣義的會展項目策劃方案可以涵蓋經市場調查而產生的可MI研究報告、項目意向書、項目建議書以及廣告策劃書、宣傳手冊等，包括圍繞某次會展的展前、展中、展后的所有策劃文案。
會展策劃書是表現和傳送會展策劃內容的載體，一方面是會展策劃活動的主要成果，另一方面也是企業開展會展活動的行動計劃.它的作用主要有:第一，幫助會展策劃人員整理信息，全面、系統地思考企業面臨的各種問題二第二，幫助策劃人員根據企業內外部環境找出企業開展會展活動存在的問題，并為企業尋找解決問題的方法及依據二第三，幫助會展策劃人員與企業決策者進行溝通;第四，幫助企業決策者判斷會展方案的可1 Jfl二第五，幫助企業管理者更有效地實施會展管理活動.
6)評估與修正
會展策劃的評估與修正，主要包括項目考評、階段考評、最終考評和反饋改進等內容.
(1)項目考評.會展策劃的實施一般是分項目一步一步進行的.因此，每一個項目完成以后都要對項目和整個會展策劃案進行一個回顧，以判斷項目的完成情況，及時發現和解決問題。當項目完成得不理想時，會展策劃人員與會展管理者要找出原因，然后提出解決問題的對策，必要時，還要對整個會展策劃方案做出調整。
(2)階段考評.階段考評一般在一個標志性的項目完成以后進行.例如，一個‘會展企業分三個階段進行會展營銷渠道網絡的建設:第一，在本省布點;第二，在周邊省區布點;第三，在全國各大區布點，其中，又分了很多小的項目.當本省布點完成以后(標志著第一階段工作完成)，會展策劃人員與管理者需要對第一階段的工作進行回顧和總結，這樣做可以防止會展策劃在實施時出現大的偏差.
(3)最終考評.最終考評就是對會展策劃實施的結果進行分
析，看會展策劃的期望值與實瞬吉果是否有差異.若發現較大的差異，必須做一些重點研究，如分析差異產生的原因，找出實施存在的問題和改進點，總結出對下次會展策劃立案及實施有益的教訓、啟示和創意等。一般而言，會展策劃者應將對會展策劃實施結果的研究、分析做成會展策劃結案報告書，提供給上級或委托方.其中，要點是預測與結果的差異分析.
(4)反饋改進.對于會展策劃人員來說，會展策劃實施得到結果后并不表明策劃的結束。結果出來時，會展策劃者還必須對會展策劃結果和經過做充分的分析、檢討，從中找出經驗、問題和教訓，并將其有效地反映在下一次會展策劃中。
【情景模擬】
場景:某展覽公司要舉辦一個車展，假如你是這個項目的策劃經理，試組織你的團隊擬訂這個展會的策劃方案.
操作:
(1)以小組為單位，每組各設小組長一名擔任策劃經理，負責組織項目組成員開展工作.
(2)根據本章所學知識設計策劃方案，把方案制作成PPT.
(3)各項目組分別派一名代表在課堂上陳述方案，并接受老師
和同學們的提問。
(4)教IOXIJ各項目組的方案進行點評。
