在會展的相關(guān)活動中，專業(yè)研討會、技術(shù)交流會、行業(yè)會議以及產(chǎn)品發(fā)布會等
是最常見的會議活動。在策劃專題會議時(shí)關(guān)鍵要掌握策劃要點(diǎn)。
1.專業(yè)研討會
專業(yè)研討會是以研究行業(yè)發(fā)展動態(tài)為主要內(nèi)容的會議。其策劃要點(diǎn)有以下幾點(diǎn)。
(1)會前簡明扼要地向主要發(fā)言人與主持人介紹相關(guān)情況。
(2)事先設(shè)計(jì)好會議議程。
(3)邀請知名人士主持討論會。
(4)使主要發(fā)言人明白你希望他們做什么。
(5)明確討論會的性質(zhì)。
(6)合理安排討論會的時(shí)間。
(7)與主持人討論議程要求。
(8)請演講者告訴你他們演講的大致內(nèi)容，并為你提供適當(dāng)細(xì)節(jié).
(9)預(yù)先與主持人討論多少人來參加專題討論會最合適。
(10)計(jì)劃最多的互動人數(shù)，準(zhǔn)備分會場。
(11)預(yù)計(jì)要用到的演示設(shè)備。
(12)關(guān)于分發(fā)材料，要讓他們知道你能做到什么，以及什么無法做到。
(13)如果可能，為專業(yè)研討會安排一位會議主席。
有些專業(yè)討論會，可以通過圍繞中心議題進(jìn)行互動式討論，從而收到良好的
研討效果。不過，這種專業(yè)討論會對組織者的要求較高，在策劃上需注意的要點(diǎn)
有以下幾點(diǎn).
(1)在整個(gè)會議中最恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候安排討論。
(2)確保這個(gè)議程的時(shí)間長度合適。
(3)考慮多少人參加合適。
(4)明確會議目標(biāo)。
(5)提供必需的設(shè)備。
(6)安排一位會議主席或是總結(jié)發(fā)言人來掌控全程。
(7)用一些刺激手段來引發(fā)議論，例如一小段錄像。
(8)房間布置要保證能夠進(jìn)行最人規(guī)模的討論。
(9)使討論的結(jié)果有機(jī)會得以反饋。
2.技術(shù)交流會
技術(shù)交流會是以技術(shù)的交流和傳播為主要內(nèi)容的會議。這類會議是與會者就大家共同關(guān)心的領(lǐng)域和能引領(lǐng)合作事業(yè)，或是未來伙伴關(guān)系的框架進(jìn)行研討。其策劃的要點(diǎn)有以下幾點(diǎn)。
(D考慮合理安排會議時(shí)間。
(2)不要強(qiáng)擠時(shí)間來安排活動。
(3)事前當(dāng)眾宣傳會議，要知道這個(gè)機(jī)會也許還有利于會議登記。
(4)考慮設(shè)立“交流會”布告牌。
(5)如果合適，與會議主席或主持人一起為會議構(gòu)建框架，推進(jìn)會議的進(jìn)行。
(6)考慮提供茶點(diǎn)。
(7)不要強(qiáng)迫人們參加討論交流會。
(8)要考慮到那些也許不屬于交流范圍內(nèi)的人。
3.行業(yè)會議
行業(yè)會議一般是由行業(yè)協(xié)會或者政府主管部門組織舉辦，行業(yè)協(xié)會會員或者該行業(yè)有關(guān)企業(yè)參加的會議。
行業(yè)會議在策劃上有三個(gè)方面的中心任務(wù)，即會議的主題、議題和籌備方案。值得注意的是，行業(yè)會議的籌備方案有一些自己的特點(diǎn)，如有些會議舉辦時(shí)間、規(guī)模、場所固定，但召開方式靈活等。
3.行業(yè)會議
行業(yè)會議一般是由行業(yè)協(xié)會或者政府主管部門組織舉辦，行業(yè)協(xié)會會員或者該行業(yè)有關(guān)企業(yè)參加的會議。
行業(yè)會議在策劃上有三個(gè)方面的中心任務(wù)，即會議的主題、議題和籌備方案。值得注意的是，行業(yè)會議的籌備方案有一些自己的特點(diǎn)，如有些會議舉辦時(shí)間、規(guī)模、場所固定，但召開方式靈活等。
4.產(chǎn)品發(fā)布會
產(chǎn)品發(fā)布會是以發(fā)布新產(chǎn)品或者是有關(guān)新產(chǎn)品信息為主要內(nèi)容的會議活動。在發(fā)布形式上可采取新聞發(fā)布會、記者招待會、情況通報(bào)會、記者通氣會、政策說明會、技術(shù)推介會、產(chǎn)品推介會以及成果發(fā)布會等類型，這些類型在內(nèi)容和形式上常常互相交叉，又各具特點(diǎn)。
產(chǎn)品發(fā)布會的策劃要點(diǎn)有:
(1)明確目的。
(2)確定口徑和發(fā)布方式。
(3)選擇時(shí)機(jī)。
(4)確定對象。
(5)發(fā)出邀請和接受報(bào)名。
(6)確定主持人和發(fā)言人。
(7)準(zhǔn)備有關(guān)材料.
(8)布置會場。
(9)安排翻譯。
(10)收集媒體的報(bào)道.
