一般情況下，展會預算主要需要分析的是交通費用、會場展臺費用、住宿費用。

一、會場展臺費用

1、會場展臺租金：一般情況下，展臺租金涵蓋了像激光指示筆、桌椅設施、聲像系統、主席臺等一些常用設施。諸如投影儀、裝飾品、展架和參展商自己需要的加裝裝置等一系列的飛常規設施就不在此列了，這些可能就要考慮增加另外的預算了。

2、會展設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是，在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求（通常可向專業的會展服務公司咨詢，以便獲得最適宜的性價比），否則可能影響會展的進行。另外，這些會展設施由于品牌、產地及新舊不同，租賃的價格可能相差很大。

3、會場布置費用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費用包含在會場租賃費用中。如果有特殊要求，可以與專業的會展服務商協商。

4、其他支持費用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書服務、運輸與倉儲、娛樂保健、媒介、公共關系等。基于這些支持均為臨時性質，如果會展主辦方分別尋找這些行業支持的話，其成本費用可能比市場行價要高，如果讓專業會展服務商代理，將獲得價格相對比較低廉且服務專業的支持。

對于這些單項服務支持，主辦方應盡可能細化各項要求，并單獨簽訂服務協議。

二、住宿費用

住宿的費用應該非常好理解——值得注意的只是住宿費里面有些價格是完全價格，而有點是需要另外加收政府稅金的。對于會展而言，住宿費可能是主要的開支之一。找專業的展會策劃公司通常能獲得較好的折扣。
正常的住宿費除與酒店星級標準、房型等因素有關外，還與客房內開放的服務項目有關——譬如客房內的長途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯網、水果提供等服務是否開放有關。會展主辦方應明確酒店應當關閉或者開放的服務項目及范圍。

三、交通費用

交通費用分為出發地到會展產地的交通費用、會展期間的交通費用和會展結束返程費用，出發費用和返回費用一般包括航班、鐵路、公路、客輪和最后從車站到住宿地的交通費用，展會期間的費用主要就是從住宿地到展會的往返交通費用和展會到餐飲、商務交際地、商務考察交通費用等等組成。